Utilizarea imaginilor captate de sistemul de supraveghere video în cadrul cercetării disciplinare a salariaților

Cel de-al patrulea articol din seria dedicată aspectelor practice ale dreptului muncii și protecției datelor explorează o întrebare frecventă adresată de angajatori: putem folosi imaginile video surprinse de sistemul de supraveghere video într-o procedură de cercetare disciplinară a salariaților și, ulterior, în fața instanțelor de judecată?

Să împărțim subiectul în două părți ușor de înțeles:

a) Examinarea normelor juridice procedurale.

b) Înțelegerea prevederilor privind prelucrarea datelor cu caracter personal.

Din punct de vedere procedural

Prevederile Codului Muncii ce reglementează conflictele de muncă nu interzic utilizarea înregistrărilor video în cadrul cercetării disciplinare și nici, ulterior, în situația unui litigiu. Acestea conțin, mai degrabă, trimiteri cu caracter general la noțiunea de “probe”, fără a indica în mod necesar natura unor probe admisibile în cadrul litigiilor de muncă.

Însă, art. 275 din Codul Muncii[1], parte din capitolul ce reglementează anumite reguli speciale de procedură pentru soluționarea conflictelor de muncă stabilește expres faptul că normele Codului Muncii se completează cu dispozițiile legale instituite de Codul de procedura civilă.

Codul de procedură civilă permite utilizarea, în cazul conflictelor civile (cum sunt și cele de muncă), a mai multor mijloace de probă, printre acestea regăsindu-se și mijloacele materiale de probă ce pot consta în: fotografii, filme, discuri, benzile de înregistrare a sunetului, alte mijloace tehnice, cu condiția ca acestea să nu fi fost obținute cu încălcarea legii sau a bunelor moravuri.

Așadar, de vreme ce legislația specială din domeniul raporturilor de muncă nu interzice, iar potrivit Codului de procedură civilă, înregistrările video reprezintă mijloace materiale de probă, putem concluziona că, din punct de vedere procedural, nu există niciun impediment în a utiliza înregistrările video drept probe în cursul unei cercetări disciplinare și/sau litigiu de muncă pentru a dovedi săvârșirea unei abateri disciplinare.[2]

Cu toate acestea însă, inexistența unei interdicții procedurale de a utiliza înregistrările video drept mijloace de probă nu reprezintă o condiție suficientă pentru utilizarea lor efectivă.

De aceea, este foarte important de identificat legalitatea captării imaginilor ce urmează a fi utilizate drept mijloc de probă într-o procedură disciplinară sau într-un litigiu de muncă, prin raportare la scopul avut în vedere la momentul colectării acestora și legitimitatea acestui scop.

Din punctul de vedere al prelucrării datelor cu caracter personal

Condiția legitimității utilizării înregistrărilor video realizate prin sistemele de supraveghere aflate în locațiile angajatorilor pentru a dovedi abaterile disciplinare trebuie privită în strânsă legătură cu scopul primordial al realizării acelei înregistrări.

Supravegherea video poate servi mai multor scopuri legitime, cum ar fi, spre exemplu, asigurarea protejării proprietății și a altor bunuri, asigurarea protejării vieții și a integrității fizice a persoanelor.[3]

Prin urmare, dacă monitorizarea video a avut loc în scopul protejării bunurilor, persoanelor, spațiilor și fapta unui salariat are o strânsă legătură cu încălcarea normelor interne ce interzic sustragerea de bunuri, distrugerea de bunuri sau actele de violență, atunci putem aprecia că utilizarea acelor înregistrări care au avut ca scop exact monitorizarea unor astfel de fapte, ar putea fi folosite drept mijloace de probă pentru dovedirea unei abateri disciplinare constând în: agresarea fizică a unui coleg, sustragerea unui bun din patrimoniul angajatorului și părăsirea locului de muncă în posesia acelui bun.

Dimpotrivă, utilizarea acelorași înregistrări pentru a dovedi abateri disciplinare care nu se află în strânsă legătură cu scopul monitorizării și care nu răspund nivelului de așteptare rezonabilă din partea salariaților (ex: pentru a dovedi întârzierea unui salariat la programul de lucru, performanța în muncă a unui salariat) poate fi considerată[4] o măsură disproporționată în raport cu drepturile și libertățile salariaților de vreme ce acele abateri pot fi dovedite prin utilizarea unor mijloace mai puțin intruzive, precum utilizarea informațiilor captate de sistemele de pontaj prin cartelă, realizarea evaluării performanțelor salariaților potrivit prevederilor Regulamentului Intern.

Atenție! 

În circumstanțe diferite, aceeași faptă se poate încadra în scopul urmărit de angajator 

Ex. 1:

§  Scopul monitorizării video: asigurarea securității în muncă a lucrătorilor.

§  Fapta cercetată disciplinar: fumatul în apropierea unor echipamente inflamabile.

sau poate excede acestuia

Ex. 2:

§  Scopul monitorizării video: asigurarea securității în muncă a lucrătorilor.

§  Fapta cercetată disciplinar: luarea unor pauze prea dese pentru fumat.

În situația utilizării imaginilor în cadrul cercetării disciplinare, obținerea unui punct de vedere al salariatului asupra acelor imagini este absolut necesară, prin raportare la prevederile art. 22 din GDPR care prevăd dreptul persoanei vizate de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată care produce efecte juridice care o privesc sau o afectează într-o măsură semnificativă.

De asemenea, identificarea și utilizarea, dacă este posibil, a unor mijloace de probă suplimentare este întotdeauna recomandabilă.

Concluzionând, pentru preîntâmpinarea unor probleme legate de caracterul legitim al unor astfel de înregistrări ce ar putea fi utilizate în cadrul unei proceduri de cercetare disciplinară, din perspectiva legislației privind protecția datelor cu caracter personal, este de preferat evaluarea atentă a fiecărei situații de fapt întrucât, după cum am arătat mai sus, aceeași faptă se poate circumscrie sau nu, în funcție de împrejurări, interesului legitim urmărit de angajator prin monitorizarea video.

[1] Art. 275: “Dispoziţiile prezentului titlu se completează cu prevederile Codului de procedură civilă”.

[2] Art. 341 alin. 2 din C.pr.civ: “Sunt, de asemenea, mijloace materiale de probă şi fotografiile, fotocopiile, filmele, discurile, benzile de înregistrare a sunetului, precum şi alte asemenea mijloace tehnice, dacă nu au fost obţinute prin încălcarea legii ori a bunelor moravuri.”

[3] Ghidul 3/2019 privind prelucrarea datelor cu caracter personal prin mijloace video emis de EDPB.

[4] Opinia nr. 4/2004 a fostului Grup de lucru art. 29: imaginile colectate exclusiv pentru a proteja proprietatea și/sau a detecta, a preveni si a controla abateri grave sa nu fie folosite pentru a acuza un angajat pentru abateri disciplinare minore.

Abuzul de poziție dominantă - Intel și Mondelez

În ultimii ani s-a discutat la nivel european despre (presupusul) abuz de poziție dominantă al giganților din tehnologie în special (de exemplu cauza Intel[1]), dar și din alte industrii (cum ar fi cea mai recentă decizie dată în speța Mondelez[2]). Conceputul de abuz de poziție dominantă adoptat de Comisia Europeană în vederea limitării și sancționării acestuia a cunoscut o evoluție notabilă (cu toate că Regulamentul 1/2003[3] este în continuare în vigoare fără modificări de substanță).[4] Rezerva cea mare legată de sancționarea abuzului de poziție dominantă probabil că este aceea că nimeni nu dorește descurajarea unor competitori mari, capabili de investiție, inovație și progres de la a realiza exact aceste lucruri pentru motive mai degrabă sterile cum ar fi faptul că la un moment dat conduita lor s-a circumscris descrierii de manual a abuzului de poziție dominantă. Poate de aceea Comisia Europeană (Comisia) și Curtea de Justiție a Uniunii Europene (CEJ) au înțeles că trebuie să permită o flexibilizare și o adaptare a acestui concept la realitățile și nevoile prezentului, astfel încât interesul consumatorului să fie protejat cu prioritate.

Această adaptare la realitățile pieței este cunoscută sub denumirea de economics based approach (în traducere în limba română “abordare economică”). Această metodă se concentrează pe efectele economice ale comportamentului unei companii dominante asupra pieței și asupra consumatorilor, utilizând analize economice detaliate și instrumente econometrice pentru a fundamenta deciziile. Scopul este de a asigura că intervențiile sunt justificate și proporționale, promovând astfel concurența și eficiența economică. Cu toate acestea, aplicarea în concret a abordării economice a luat forme diferite, așa cum rezultă din comparația a două cauze importante din ultimii ani i.e. Intel și Mondelez, reflectând complexitatea și particularitățile fiecărui caz.

Cazul Intel

Cazul Intel se referă la acuzațiile aduse de către Comisiei Intel cu privire la presupusul abuz de poziție dominantă pe piața procesoarelor pentru computere prin reduceri condiționate și plăți directe către producătorii și comercianții de calculatoare, pentru a exclude principalul său rival, AMD. În 2009, Intel a fost amendată de Comisie cu 1,06 miliarde de euro (cea mai mare amendă dată până atunci) pentru practici anticoncurențiale, menite să elimine concurența și să limiteze opțiunile consumatorilor. Într-o primă instanță, Tribunalul Uniunii Europene a menținut decizia Comisiei, susținând că reducerile adoptate de Intel erau capabile să restrângă concurența. Această decizie a fost atacată de Intel, iar în 2017 Curtea de Justiție a Uniunii Europene a admis recursul și a trimis cazul înapoi la Tribunal pentru reevaluare, subliniind necesitatea unei analize economice detaliate a comportamentului Intel. În anul 2022, Tribunalul Uniunii Europene a anulat amenda impusă de Comisia Europeană, concluzionând că aceasta nu a demonstrat suficient efectele anticoncurențiale ale schemelor de reduceri Intel. În alte cuvinte, în această cauză, hotărârea finală a arătat faptul că analiza economică era necesară pentru a stabili efectele anticoncurențiale ale practicilor Intel.

Cazul Mondelez

În mai 2024, Comisia a aplicat Mondelez International, o companie globală majoră de produse alimentare, o amendă de 337,5 milioane de euro stabilind că aceasta a desfășurat practici anticoncurențiale prin restricționarea vânzărilor transfrontaliere ale produselor sale în Uniunea Europeană. Comisia a constatat că Mondelēz a încălcat normele de concurență ale UE: (i) prin încheierea unor acorduri anticoncurențiale sau practici concertate menite să restricționeze comerțul transfrontalier al diferitelor produse de ciocolată, biscuiți și cafea; și (ii) prin abuzul de poziție dominantă pe anumite piețe naționale pentru vânzarea de tablete de ciocolată. Comportamentul anticoncurențial al Mondelez ar fi inclus: (i) limitarea zonelor sau clienților către care anumiți angrosiști puteau revinde produsele Mondelēz, impunând prețuri mai mari pentru exporturi decât pentru vânzările interne; (ii) împiedicarea unor distribuitori să vândă în alte state membre fără aprobare prealabilă; (iii) refuzul de a aproviziona anumiți intermediari sau oprirea aprovizionării în anumite țări pentru a menține prețuri mai mari. Concluzia Comisia a fost aceea că aceste practici au împiedicat liberul comerț între statele membre și au dus la segmentarea artificială a pieței, permițând Mondelēz să mențină prețuri mai mari pentru produsele sale în detrimentul consumatorilor UE. În cauza Mondelez, încălcarea identificată a fost gravă și evidentă, având drept obiect restrângerea concurenței în UE și făcând de prisos analiza economică

***

În ambele cazuri, Comisia a folosit principii și metodologii economice pentru a evalua efectele comportamentului companiilor asupra concurenței și bunăstării consumatorilor. Această abordare implică analiza dinamicii pieței, evaluarea puterii de piață, evaluarea eficiențelor potențiale și luarea în considerare a impactului asupra consumatorilor prin prisma prețurilor produselor și a varietății acestora. Cu toate acestea, doctrina Intel (cea potrivit căreia - în anumite cazuri - jucătorii dominanți pot demonstra lipsa efectelor anticoncurențiale ale practicilor lor) nu s-a aplicat în cazul Mondelez, unde încălcările au fost grave și au avut ca obiect evident distorsionarea concurenței (Mondelez recunoscând de altfel încălcarea, cooperând cu Comisia și beneficiind de o reducere de 15% a amenzii).[5]

[1] Intel Corp v Comisia Europeană (Hotărâre) [2017] C-413/14 P, EU:C:2017:632.

[2] Decizia Comisiei Europene C(2022) 1234 final, Cauza AT.40012 – Mondelez.

[3] Regulamentul (CE) nr. 1/2003 al Consiliului din 16 decembrie 2002 privind punerea în aplicare a normelor de concurență prevăzute la articolele 81 și 82 din tratat

[4] Ideea că dreptul concurenței s-a modificat major în ultimii ani, cu toate că prevederile art. 101 și 102 din TFUE (fostele articole 81 și 82 din Tratatul de la Roma (CEE)) au rămas în esență aceleași este discutată pe larg într-o lucrare recentă foarte bună pe care o citez aici i.e. Pablo Ibáñez Colomo, The New EU Competition Law (Hart Publishing 2023).

[5] Ideea paralelei dintre cele două spețe - Intel și Mondelez - se regăsește în articolul Mondelez: abuses by object, consistency and the administrability of Article 102 TFEU, de Pablo Ibanez Colomo și publicat la data de 30 mai 2024 pe site-ul https://chillingcompetition.com/.

Aspecte practice privind perioada de stocare a datelor cu caracter personal

Stocarea datelor personale reprezintă o preocupare continuă pentru cei care administrează informații, deoarece circumstanțele care necesită prelucrarea acestor date nu sunt niciodată identice, nu sunt întotdeauna previzibile, iar termenele pentru care procesarea este permisă nu sunt mereu clare. Regulamentul 679/2016 privind protecția persoanelor fizice în ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal (“GDPR”) instituie, printre alte principii, și pe acela al “limitării perioadei de stocare a datelor”, principiu potrivit căruia datele personale trebuie “păstrate pe o perioadă care nu depășește perioada necesară îndeplinirii scopurilor în care sunt prelucrate”.

Ceea ce rezultă cu necesitate din acest principiu al limitării perioadelor de stocare a datelor nu este altceva decât dreptul persoanelor vizate de a le fi șterse datele cu caracter personal de îndată ce acestea nu mai sunt necesare prelucrării lor într-un anumit scop, fără a fi necesară o acțiune din partea lor, fără a fi necesar a se adresa operatorilor de date cu o cerere în acest sens (drept despre care ne propunem să discutăm într-un articol viitor).

Cu alte cuvinte, înlăturarea datelor cu caracter personal din evidențele operatorului de date se va realiza întotdeauna la expirarea și în strânsă corelare cu perioada de stocare identificată și stabilită pentru fiecare categorie de prelucrare de date.

Răspunsul la întrebarea “cât trebuie să stochez datele cu caracter personal sau un document ce conține date cu caracter personal?” trebuie întotdeauna să invite operatorul de date la a gândi foarte clar până când, în mod obiectiv, îi sunt necesare acele date.

O serie de întrebări pot ajuta în acest sens:

• Care este motivul pentru care prelucrez aceste date?

• Care este momentul la care obiectivul pe care mi l-am propus a fost atins în mod obiectiv și final?

• Dincolo de acest moment, mai sunt necesare datele personale pentru un alt scop care necesită o perioadă de stocare mai îndelungată, de exemplu în scop financiar-contabil, în scopuri de arhivare în interes public, cercetare istorică sau scopuri statistice?

Astfel, în considerentele GDPR se menționează faptul că “prelucrarea datelor cu caracter personal în alte scopuri decât scopurile pentru care datele cu caracter personal au fost inițial colectate ar trebui să fie permisă doar atunci când prelucrarea este compatibilă cu scopurile respective pentru care datele cu caracter personal au fost inițial colectate. În acest caz nu este necesar un temei juridic separat de cel pe baza căruia a fost permisă colectarea datelor cu caracter personal. Prelucrarea ulterioară în scopuri de arhivare în interes public, în scopuri de cercetare științifică sau istorică ori în scopuri statistice ar trebui considerată ca reprezentând operațiuni de prelucrare legale compatibile. Temeiul juridic prevăzut în dreptul Uniunii sau în dreptul intern pentru prelucrarea datelor cu caracter personal poate constitui, de asemenea, un temei juridic pentru prelucrarea ulterioară. În orice caz, aplicarea principiilor stabilite de prezentul regulament și, în special, informarea persoanei vizate cu privire la aceste alte scopuri și la drepturile sale, inclusiv dreptul la opoziție, ar trebui să fie garantate”.

Ne propunem mai jos o scurtă analiză a unor situații de prelucrare a unor date personale aferente unor documente prezentate de salariați în susținerea anumitor cereri adresate angajatorilor și ale căror perioade de stocare nu sunt foarte clare pentru angajatori:

1. Prelucrarea/stocarea de copii ale certificatelor de deces ale unei rude apropriate sau pentru căsătoria copilului pentru acordarea de zile libere plătite pentru evenimente familiale sau cele care dovedesc absența de la locul de muncă în situaţii neprevăzute, determinate de o situaţie de urgenţă familială cauzată de boală sau de accident, care fac indispensabilă prezenţa imediată a salariatului. Ar trebui aceste copii incluse în dosarele de personal și arhivate pentru perioada impusă de dispozițiile legale pentru acestea?   Având în vedere:   apreciem că includerea acestor documente în dosarele de personal și arhivarea lor împreună cu acestea nu se justifică. Prin urmare, imediat ce informațiile din aceste documente au fost verificate de personalul de resurse umane al angajatorului salariatului în cauză și se constată că acestea coincid cu informațiile furnizate de salariat în cererea depusă la angajator cu privire la acordarea acelor zile libere, aceste documente, exceptând cererea în sine, ar trebui șterse/distruse în mod definitiv din evidențele interne ale angajatorului, neexistând, din perspectiva noastră, niciun alt motiv pentru care angajatorul ar trebui să procedeze la păstrarea acestor documente pentru perioade mai îndelungate.
   

• scopul prezentării acestor documente de către salariat, respectiv acela de a justifica existența evenimentului pentru care angajatorul a acordat zile libere, astfel încât salariatul să nu fie considerat absent nemotivat;

• necesitatea de a nu fi afectate drepturile salariale sau stagiile de cotizare în sistemul de pensii sau de sănătate;

• prevederile legale care stabilesc conținutul dosarului personal al salariatului, respectiv: actele necesare angajării, contractul individual de muncă, actele adiţionale şi celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea şi încetarea contractelor individuale de muncă, acte de studii/certificate de calificare, precum şi orice alte documente care certifică legalitatea şi corectitudinea completării în registru,

1. Alta este însă situația prelucrării datelor personale și a documentelor colectate de angajatori în situația acordării concediului de îngrijitor reglementat de Codul Muncii.

Potrivit prevederilor Codului Muncii, coroborate cu cele ale Ordinul Ministerului Muncii și Protecției Sociale nr. 2172/3829/2022 privind acordarea concediului de îngrijitor (Ordinul), salariatul solicitant al acestui concediu are obligația de a face dovada, atât a existenței legăturii de rudenie cu persoana îngrijită sau a coabitării, ci și a existenței problemei medicale grave care a determinat solicitarea concediului de îngrijitor de către salariat.

Documentele prin care se fac aceste dovezi sunt reglementate prin Ordin și sunt, după caz: actul de identitate, certificatul de naştere, certificatul de căsătorie, actul prin care persoana a fost luată în spaţiu, adeverinţa de la asociaţia de proprietari/locatari sau declaraţia pe propria răspundere a salariatului din care să rezulte faptul că persoana căreia salariatul i-a oferit îngrijire sau sprijin locuieşte în aceeaşi gospodărie cu acesta cel puţin pe perioada concediului de îngrijire, biletul de externare din spital sau, după caz, de adeverinţa medicală emisă de medicul curant ori de medicul de familie al persoanei cu probleme medicale grave.

Pentru a stabili termenul de stocare a acestor documente ar trebui analizate, atât scopul pentru care aceste date au fost colectate inițial, cât și o eventuală existentă a unui scop subsecvent, care ar impune o prelucrare mai îndelungată a datelor personale, peste limita scopului inițial pentru care au fost colectate.

Astfel, în situația descrisă, analizând prevederile legale ce reglementează aceste drepturi, vom identifica atât un scop inițial al prelucrării, respectiv acela al acordării zilelor libere, dar și un scop ulterior primului, și anume acela de a îndeplini obligațiile din materie financiar-contabilă. Acesta din urmă rezultă din prevederile Codului Muncii care stabilesc faptul că salariaţii care beneficiază de concediul de îngrijitor sunt asiguraţi, pe această perioadă, în sistemul asigurărilor sociale de sănătate fără plata contribuţiei. 

Câtă vreme menținerea drepturilor de asigurări de sănătate presupune, de regulă, cotizarea în acest sistem, obligatorie atunci când se plătesc drepturi salariale, orice derogare de la această prevedere trebuie dovedită. Prin urmare, pentru a se putea dovedi lipsa plății contribuțiilor sociale de sănătate ale salariatului pentru perioada concediului de îngrijitor, în situația unui eventual control din partea autorităților fiscal, prelucrarea acestor date personale și implicit a documentelor ce le conțin ar trebui realizată pentru perioada prescripției dreptului la acțiune din domeniul fiscal, respectiv 5 ani de la data de 1 iulie a anului următor celui pentru care se datorează obligaţia fiscală, termen instituit și de prevederile Legii nr. 36/2023 de modificare a Legii contabilității